9 conseils pour un plan de communication interne efficace

La communication interne s’inscrit pleinement dans la stratégie d’entreprise. Tout comme le marketing, elle est essentielle pour apporter plus de transparence, créer un sentiment d’appartenance chez les salariés, mais aussi pour les faire adhérer aux valeurs et projets de l’entreprise. Outre son rôle dans la cohésion de la société, la communication est un véritable levier de productivité. Cependant, elle ne s’improvise pas : pour en faire une force et en tirer le meilleur profit, elle doit être parfaitement orchestrée. Dans cet article, nous vous dévoilons 9 conseils clés pour créer un plan de communication interne efficace.

Faire un état des lieux de l’existant

La création d’un plan de communication interne commence par un état des lieux : comment est gérée actuellement celle de votre entreprise ? Une communication interne efficace se matérialise par plusieurs éléments :

• Les valeurs de l’entreprise sont comprises et partagées par les salariés ;
• Les salariés comprennent le projet collectif de l’entreprise et y adhèrent ;
• Le top management a une bonne connaissance et compréhension des enjeux du terrain ;
• Les compétences, connaissances et expériences sont partagées en interne.

Appuyez-vous sur ces différents points pour mener votre audit, puisqu’ils sont de véritables indicateurs de la qualité de votre communication actuelle.

Dressez ensuite une liste de tous les acteurs impliqués : ceux qui transmettent les informations et ceux qui les reçoivent. Listez également les moyens, outils et ressources mis en place pour assurer la communication.

Plus votre état des lieux est précis, plus vous pourrez définir des pistes d’amélioration.

Impliquer vos collaborateurs dans la réflexion

Votre stratégie de communication concerne et impacte tous les salariés de l’entreprise. L’information doit monter aussi facilement qu’elle doit pouvoir descendre, tous les niveaux hiérarchiques sont donc concernés. C’est pourquoi vous devez intégrer tous les collaborateurs pertinents dans la réflexion.

Encouragez la prise de parole des collaborateurs. Il est essentiel qu’ils puissent exprimer leurs attentes et donner leur avis sur la communication actuelle de l’entreprise. Les informations sont-elles claires ? Transmises de manière satisfaisante ? Sur des canaux adéquats ? Quelles difficultés rencontrent-ils ?

Impliquer les collaborateurs et le chargé de communication interne permet de mieux comprendre leurs besoins et difficultés. Ils peuvent également devenir force de proposition, vous présenter des solutions auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé. C’est aussi un moyen efficace de les valoriser et de leur faire comprendre l’importance d’une communication performante. Plus ils sont impliqués dans les changements, plus ils sont susceptibles de vouloir s’y adapter.

Définir vos objectifs en fonction de votre stratégie d’entreprise

Vos objectifs doivent être clairs, cohérents et parfaitement structurés. Ils doivent correspondre à la stratégie d’entreprise. Fixez-vous des objectifs réalistes et atteignables, quitte à les découper en plusieurs étapes (court, moyen et long terme).

Déterminer un budget

La communication joue un rôle clé pour la cohésion de vos équipes, l’atteinte des objectifs commerciaux et le développement de votre entreprise. Il est donc logique de lui attribuer un budget à la hauteur des bénéfices qu’elle peut vous apporter.

Le budget alloué doit être cohérent avec les objectifs fixés et avec la taille de votre entreprise. On ne communique pas de la même manière selon que l’entreprise compte 5 ou 500 salariés.

Il faut également prendre en compte que la mise en place du plan de communication peut nécessiter de repenser tout ou partie des méthodes actuellement en cours dans votre entreprise. Il pourra par exemple être nécessaire d’investir dans de nouveaux outils de communication ou de faire appel à l’expertise de professionnels. Selon les outils choisis, il peut également y avoir un besoin de formation des salariés pour qu’ils apprennent à les utiliser de manière optimale.

C’est pourquoi vous devez définir aussi précisément que possible toutes les ressources nécessaires (financières, humaines, logistiques, temps…) pour mettre en place votre nouveau plan de communication. Vous pourrez ainsi définir un budget cohérent et anticiper les coûts à prévoir.

Élaborer un plan de communication interne opérationnel

Le plan de communication est une véritable feuille de route. Il doit préciser :

• Les objectifs de communication : quel but souhaitez-vous atteindre ?
• L’audience concernée : qui transmet l’information à qui ? Quand, pourquoi et comment ?
• Le budget alloué ;
• Les moyens et outils de communication à déployer ;
• Les étapes nécessaires à la réalisation de vos actions de communication et les collaborateurs chargés de les exécuter.

Choisir les canaux/supports de diffusion

La communication doit être pensée au sens large. Vous disposez d’un vaste choix d’outils et de moyens pour diffuser vos informations. Il peut s’agir d’une newsletter interne, d’un tableau d’affichage, d’un réseau intranet, d’une messagerie d’entreprise, de réunions d’information… Les outils doivent être adaptés au type d’information transmise et au public qui va la recevoir. Par exemple, le tableau d’affichage est idéal pour transmettre l’information à un public large, mais vous ne pourrez pas vous assurer que chaque salarié a regardé celui-ci. Cela pourra être problématique en cas d’information importante ou urgente. Tandis qu’avec une newsletter, vous pouvez vérifier que les e-mails ont été reçus et ouverts.

Adapter votre message à vos cibles

Une stratégie de communication interne efficace implique de s’adapter à chaque interlocuteur. Selon le profil et le poste de vos salariés, vous pourrez ainsi communiquer différemment et sur des points variés. Par exemple, les termes techniques seront parfaitement compris par les équipes concernées qui ont l’habitude d’employer ce vocabulaire spécifique, mais pas par les autres salariés.

Les outils pour vous aider dans votre plan de communication interne

Privilégiez les outils intuitifs que tous vos salariés pourront facilement utiliser, quels que soient leur niveau de compétences ou leur aisance avec les technologies. Plus un outil est simple à prendre en main, plus les chances qu’il soit adopté sont élevées. Cela permet aussi de limiter les coûts en formation.

Définissez des KPI

Mesurez les performances de votre plan de communication en utilisant des indicateurs clés. Par exemple, pour les informations diffusées via l’e-mail ou les messageries, vous pouvez mesurer le nombre de courriers délivrés, ouverts et lus. Penchez-vous également sur l’engagement de vos parties prenantes et le taux de turnover dans vos équipes. Ces deux derniers éléments sont révélateurs d’une bonne ou mauvaise communication interne.

La communication interne dans l’entreprise représente un véritable levier de succès trop souvent sous-estimé. Elle est pourtant déterminante pour s’assurer que les salariés adhèrent aux valeurs de l’entreprise et soutiennent les projets menés. En suivant ces 9 étapes clés, vous pouvez mettre en place un plan efficace qui favorisera une meilleure communication entre tous les salariés, mais également entre les différents niveaux hiérarchiques.